経営を強くするためのDESIGNAM MAGAZINE

自社でリモートワークの導入を検討しているが、どのように進めたらよいか?

2021/06/16

みなさんの会社では、リモートワークの導入は進んでいますか?
リモートワークとは、会社から離れた場所で働く勤務形態のこと。

コロナ禍でリモートワークを新規導入する企業が一気に増えましたね。
当社も「いつかは、実施したい」と思っていましたが、コロナ禍をきっかけに導入し約1年、定着しました。

どのような職種が導入しやすいのか、必要な準備についてお答えいたします。

A:まずはルールの整備を。その後、テレワークに必要なITツールの準備をしていきましょう。

間違いやすいので、はじめに定義を簡単に整理します。

・リモートワーク:会社から離れた場所で働く勤務形態
・テレワーク:情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用し、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方

テレワークの方が時間などについても柔軟なところが違いでしょうか。
しかし、実際は同じような意味で使われていることが多いようです。

どんな業種でも導入できればよいのですが、やはり適した職種がありますね。

主だった職種の例として
・システムエンジニア
・デザイナーやライターなどクリエイティブ系の職種
・営業(セールス)やマーケター
・カスタマーサポート
・労務などのバックオフィス など

特定の場所や機材がないと業務を進められない製造業や建設業、農業、漁業、接客業などは実施が難しいとされています。
(世の中変化していますから、いつかは実施できるようになるかもしれません)

さて導入が決まった際、どのようステップが必要でしょうか。

1. 準備

下記にあげたようなルールの整備が必要になります。

・就業規則の変更の必要性
・労働時間の管理
・職場外で業務が行える環境づくり
・人事評価について
・セキュリティ対策

2. 必要なITツールの整備

リモートワークスタート時点では、以下のカテゴライズツール類を用意するとよいでしょう。

■Web会議システム

今までは社内でミーティングしていたことをWeb会議システムを利用して行います。
用途は、社内、社外でのミーティングの実施、商談、面接、セミナーなど

主な種類は以下があげられます。

Zoom ミーティング

当社でも導入しているWeb会議ツールです。
国内で最も有名なツールの一つで以下の特徴があります。

・通信が安定している
・データ通信容量が小さいので、インターネットの電波状況に大きく左右されずに通信をすることができる
・無料から利用することができる(参加人数・1回に開催できる時間の制約あり)
・録画や画面共有などの機能が活用可能

詳しくはこちらをご覧ください。

G Suit

Googleが提供しているWeb会議ツールがG Suit(Google Meet)です。G Suitの機能のひとつとして、Web会議ツールのGoogle Meetが提供されています。

メリットは、主に2点。
・Googleアカウントで利用できるのでログインが容易であること
・さまざまなGoogleのツール(G mailやGoogleカレンダー)との連携が容易であること

詳しくはこちらをご覧ください。

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、マイクロソフト社のビデオ会議ツールです。

詳しくはこちらをご覧ください。

■ビジネスチャットツール

チャット形式でメッセージをやり取りするツールです。
ビジネスチャットでは素早いコミュニケーションにより情報交換の即時性を高めることができます。
個人ごと、チームごとにグループを用意し活用します。

主な種類は以下があげられます。

ChatWork

導入企業24万社を超えた定番のビジネスチャット。
メッセージのやりとりに限らずタスク管理やファイル共有、ビデオ通話なども可能。
総合的な機能でリモートワーカー同士のコミュニケーションが行えます。

詳しくはこちらをご覧ください。

Slack

開発者向けのビジネスチャットとして有名。
様々なアドオン(追加機能)を備えているのが特徴です。
そのため、ユーザーごとに独自にビジネスチャット環境を用意でき、効率的なリモートワークが行えます。

詳しくはこちらをご覧ください。

Microsoft Teams

マイクロソフト社が提供するビジネスチャット。
チャットツール以外にあらゆるコミュニケーション機能が集約されています。
Microsoft 365に含まれているツールで、組織コミュニケーションの中核として活用できます。

詳しくはこちらをご覧ください。

LINE WORKS

スマフォチャットLINEのビジネス版、「LINE WORKS」は、情報や予定を共有しあって活動する組織・チームのためのコミュニケーションツール。
企業や企業内プロジェクト、特定の活動をする団体などに最適でチャットの他、メール、スケジュール管理、掲示板、会議室・設備予約などの機能があります。
グループウェアとしての機能も兼ね備えています。
当社でも導入しています。

詳しくはこちらをご覧ください。

■グループウェア

総合的なコミュニケーションツールとして提供されています。
ビジネスチャットやWeb会議、会議室予約、クラウドストレージなど複数のツールを統合していることが多い。
サービスによってはプロジェクト管理機能なども用意されており、生産性を高めるためのツールです。

主な種類は以下があげられます。

Microsoft 365(旧Office 365)

Microsoftが提供しているメール、スケジュール等の管理を統合的な行うソフトウェアです。

詳しくはこちらをご覧ください。

G Suite

Googleが提供しているメール、スケジュール等の管理を統合的な行うソフトウェアです。

詳しくはこちらをご覧ください。

■その他、当社で導入しているツールをご紹介

・遠隔操作 スプラッシュトップ
外出先のPCから会社PCにリモートアクセスして、メール作業、資料作成などさまざまな業務を快適に行えるリモートデスクトップです。
詳しくはこちらをご覧ください。


・携帯電話 モバチョイス
社員個人のスマートフォンや携帯電話を使って、電話番号を変えることなく、ビジネスで使った分の「通話料」を自動的に使い分けできるサービスです。
初期費用・月額基本料が無料なので、会社の携帯電話にかかるトータルコストを削減できます。

詳しくはこちらをご覧ください。



最後に、テレワークやリモートワークについて、説明・展示をしている施設をご紹介。
情報を入手されたい方はぜひ下記をご覧ください。

東京テレワーク推進センター

【Texted by】

ATSUKO MURAKAMI( director )

日本大学通信教育学部 商学部卒業。
現在の研究テーマは「中小企業論」「ブランディング戦略論」、「組織論」中央大学大学院ビジネススクール(CBS)履修中。

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